Onboarding nieuwe leden Raad van Toezicht:

Onboarding nieuw lid Raad van Toezicht.jpg

Onboarding nieuwe leden Raad van Toezicht: zo werkt u een toezichthouder goed in

Na een zorgvuldige werving staat een nieuw lid vaak het eerste jaar vooral te luisteren. Dat ligt zelden aan kennis. Niet elke raad neemt de tijd om de organisatie en de afspraken uit te leggen. Of hoe de verhoudingen in de raad liggen. Een goede onboarding verkort die aanloop van een jaar tot een paar maanden.

Het werkt ook andersom. Een nieuw lid Raad van Toezicht ziet in de eerste maanden wat de rest van de raad niet meer opvalt. Wie daar bewust naar vraagt, haalt meer uit een benoeming dan een extra stoel aan tafel. Een goede onboarding regelt de raad zelf, meestal de voorzitter. Op deze pagina leest u hoe, en met onze gratis checklist zet u het in één keer op papier.

Download de gratis checklist    Zo pakt u het aan

Ons advies

Hoe u de onboarding inricht, hangt af van wie er binnenkomt.

Iemand met weinig toezichtervaring Leg de nadruk op de rol: wat een toezichthouder wel en niet doet, hoe de vergadering werkt en hoe de raad besluit. Koppel een ervaren lid als buddy voor het eerste jaar.
Een ervaren toezichthouder uit een andere sector De rol van Lid RvT kent hij al. Besteed de tijd aan de organisatie, de sector en de code die daar geldt. Bekijk de codes per sector →
Meerdere nieuwe leden tegelijk Organiseer een gezamenlijke introductiedag met bestuur en raad. Dat scheelt tijd, en de nieuwe leden leren elkaar kennen. Bespreek ook wat de nieuwe samenstelling betekent voor de verdeling van portefeuilles.
Een nieuwe voorzitter Begin met de bestuurder en de vorige voorzitter Raad van Toezicht en daarna met elk lid afzonderlijk. Plan na drie maanden een gesprek over de verhoudingen in de raad: de voorzitter bepaalt die voor een groot deel. Een opleiding voor voorzitters helpt om snel in de rol te groeien. Bekijk de opleidingen voor voorzitters →
Twijfelt u hoe u het aanpakt? Neem contact op → en vertel wie er binnenkomt, dan denken wij met u mee.

Zo pakt u het aan

Leg de basis één keer vast, als vast onderdeel van het reglement of de jaarplanning. Bij elke benoeming vult u die alleen nog aan voor de persoon die binnenkomt.

VOOR DE EERSTE VERGADERING

Voorbereiden

  • Een welkomstgesprek met de voorzitter
  • Statuten, reglementen, toezichtvisie en het laatste jaarverslag
  • Een buddy uit de raad aanwijzen
  • Afspraken over geheimhouding, nevenfuncties en verzekering

DE EERSTE DRIE MAANDEN

Kennismaken

  • Gesprekken met de bestuurder, en via hem met het managementteam
  • Een werkbezoek aan de organisatie, op de werkvloer
  • Kennismaken met de medezeggenschap en de accountant
  • Na elke vergadering een kort gesprek met de buddy

3 NA ZES MAANDEN TOT EEN JAAR

Terugkijken

  • Een gesprek met de voorzitter: wat gaat goed, wat ontbreekt nog?
  • De vraag aan het nieuwe lid wat hem aan de raad opviel
  • De uitkomst meenemen in de volgende zelfevaluatie
  • De portefeuille of commissie vastleggen

Hier ziet u de hoofdlijn. In de checklist staat per stap wie het doet, met ruimte om af te vinken. Download de gratis checklist →

Zo maakt u onboarding blijvend

Elke paar jaar komt er een nieuw lid bij. Richt de onboarding één keer goed in. Koppel die aan momenten die er toch al zijn. Dan hoeft u niet elke keer het wiel opnieuw uit te vinden.

Leg het vast in het reglement Eén artikel is genoeg. Elk nieuw lid van de Raad van Toezicht doorloopt een introductieprogramma volgens een vaste checklist. De voorzitter is verantwoordelijk. Dan hangt het niet af van wie er toevallig voorzitter is.
Houd één introductiedossier bij
 De secretaris beheert één map met de stukken voor elk nieuw lid RvT. Hij werkt die bij als het jaarverslag af is.
Gebruik het rooster van aftreden als startsein Loopt er een termijn af, dan weet u maanden vooraf dat er iemand nieuw komt. Begin dan al met het afscheidsgesprek en de overdracht.
Wijs een vaste eigenaar aan
 De voorzitter RvT of de commissie die de werving doet. De onboarding sluit dan direct aan op de benoeming.
Vraag ernaar in de zelfevaluatie
 Vraag het laatst benoemde lid wat het van de onboarding vond en wat ontbrak. Pas de checklist daarop aan.
Werk met vaste teksten
 Een welkomstmail, een uitnodiging voor het werkbezoek en een agenda voor het gesprek na zes maanden. Alleen de naam en de datum veranderen.

Waar het misgaat

Een stapel stukken in plaats van een gesprek Wie begint met honderden pagina’s, leest ze niet of raakt het overzicht kwijt. Begin met de organisatie en de mensen, en geef de stukken daarna.
Onboarding die stopt na de eerste vergadering Juist na drie en zes maanden komen de vragen die er toe doen. Plan die momenten vooraf in.
Een nieuw lid dat zich moet aanpassen
 Vraag in de eerste maanden bewust wat hem of haar opvalt. Na een jaar ziet hij of zij het zelf ook niet meer.
Alleen de raad, niet de bestuurder
 De bestuurder moet het nieuwe lid RvT ook leren kennen. Een gesprek met twee mensen vooraf voorkomt misverstanden later aan tafel.

Zelf doen, of hulp van buiten?

Onboarding is een taak van de raad zelf. De voorzitter is verantwoordelijk. De bestuurssecretaris of het secretariaat regelt de praktische kant. Met de stappen hierboven en onze checklist heeft u daar geen externe begeleiding voor nodig.

Een onboarding sluit goed aan op een zelfevaluatie: wat het nieuwe lid opviel, is waardevolle input voor het gesprek van de raad over zichzelf.

Een mooie opdracht voor een trainee RvT

Heeft uw raad nog geen vaste onboarding? Laat een trainee het opzetten. Een trainee kijkt met frisse ogen naar de raad en weet als geen ander wat een nieuwkomer nodig heeft. Plaats uw traineeplek →

Wanneer hulp van buiten helpt

Er komen meerdere nieuwe leden tegelijk
Een introductiedag voor de hele Raad van Toezicht, met bestuur. Over incompany →
Er is een nieuwe voorzitter
Een opleiding voor voorzitters. Bekijk de opleidingen →
Het nieuwe lid RvT heeft geen toezichtervaring
Een opleiding naast de onboarding. Opleidingen voor aankomende toezichthouders →

Verder lezen

Pagina's die dieper ingaan op een specifieke vraag.

Governancecodes per sector

Welke code geldt voor uw raad, en wat die vraagt over deskundigheid.

Lees verder →

Zelfevaluatie

Wat het nieuwe lid opviel, als begin van het gesprek van de raad over zichzelf.

Lees verder →

Een trainee in uw raad

Waarom een trainee ook een verrijking is voor uw raad.

Lees verder →

Opleidingen

Voor een nieuw lid dat het vak nog wil leren, naast de onboarding.

Lees verder →

Vragen

Is onboarding verplicht?

Niet als aparte eis. De governancecodes vragen wel dat de raad zorgt voor de deskundigheid van zijn leden. Verschillende codes noemen ook met zoveel woorden een introductie voor nieuwe leden. Een vastgelegde onboarding is de eenvoudigste manier om aan te tonen dat u dit serieus neemt. Bekijk de code van uw sector →

Wat doen we met het vertrekkende lid?

Voer een afscheidsgesprek. Vraag hoe hij de cultuur in de raad zou omschrijven, wat hij zou veranderen en wat hij heeft gemist. Leg vast welke dossiers en contacten hij overdraagt. Dat is de eerste input voor de onboarding van zijn opvolger.

Wie is verantwoordelijk?

De voorzitter. De bestuurssecretaris of het secretariaat regelt de praktische kant: stukken, afspraken en de planning.

Hoeveel tijd kost het?

Voor het nieuwe lid een aantal dagdelen in de eerste maanden, naast de vergaderingen. Hoeveel precies hangt af van de omvang van de organisatie. Voor de buddy een kort gesprek na elke vergadering in het eerste jaar.

Wat is het verschil met een opleiding?

Een opleiding leert u het vak, los van een organisatie. Onboarding gaat over deze organisatie en deze raad. Wie nog geen opleiding heeft gevolgd, kan beide combineren. Bekijk de opleidingen →

Werkt dit ook voor een trainee Raad van Toezicht?

Ja, op dezelfde manier en iets lichter. In de gids voor organisaties staat een onboarding voor de eerste negentig dagen van een trainee. Over een trainee in uw raad →

Ik ben net benoemd en krijg geen introductie. Wat nu?

Vraag er zelf om, bij de voorzitter Raad van Toezicht. Stel voor om te beginnen met een welkomstgesprek en de belangrijkste stukken. Vraag ook om een gesprek met de bestuurder en een werkbezoek. De checklist op deze pagina kunt u daarbij gebruiken.

Kunnen meerdere nieuwe leden samen worden ingewerkt?

Ja, en dat is vaak efficiënter. Houd wel de gesprekken met de voorzitter Raad van Toezicht en de buddy individueel.
GRATIS DOWNLOAD

Checklist onboarding nieuwe leden Raad van Toezicht

De drie fasen als afvinklijst, met per stap wie ervoor zorgt. Voor de voorzitter of de bestuurssecretaris die een nieuw lid inwerkt.

Liever overleggen? 073 8505059 · info@bestuurderscentrum.nl